維護的文件來源主要有 3 種:
  1. 依據維護條件自動帶入
  2. 人工指定需審核的文件
  3. 在維護的資料夾中新建立的文件
 
本文件將著重在維護條件的設定與相關說明。
重點
  1. 1.
    進入設定頁面
    點擊側欄的「維護條件與設定」,就可以進入設定的頁面。
     
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  2. 2.
    文件維護條件
    設定說明如下:
    • 文件有效期間
      設定文件多久需要被維護一次,例如 24 個月。
       
    • 重審過濾條件
      進入維護清單 (待指派) 的條件,讓系統自動篩選出需要維護的文件。例如,有效期限 120 天前,到期前 120 天內的文件就會「自動」出現在維護清單內等待進一步的指派維護。
       
    • 維護完成
      文件維護完成後,預設會由「清單負責人」做最後確認,若切換至「審核通過」,系統就會自動發佈「待發布」中的文件。
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  3. 3.
    維護期限
    設定說明如下:
    • 送審期限
      請於指派時設定。 [指派文件 (清單管理者)]
       
    • 複查期限
      文件被指派維護後,「複查者」需在期限內完成複查,例如 8 天。
       
    • 審查期限
      文件複查後,「審核者」需在期限內完成審查,例如 7 天。
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  4. 4.
    信件提醒規則
    設定用 email 通知維護清單負責人的規則。
    • 尚未指派
      在待指派清單中,有效期限到期前 ## 日通知。
       
    • 文件有效期限
      編輯中且已定稿的文件,在有效期限到期前 ## 日通知。
       
    • 送審期限
      編輯中但尚未定稿的文件,在定稿期限到期前 ## 日通知。
       
    • 複查期限
      在複查期限到期前 ## 日通知複查者。
       
    • 審查期限
      在審查期限到期前 ## 日通知審查者。
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  5. 5.
    審核流程通知
    設定不同審查階段,是否通知承辦人 / 複查者 / 審查者。
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    位置
    資料夾名稱
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    發表人
    集智學習科技客服
    單位
    集智學習科技官方網站
    建立
    2021-08-23 10:05:20
    最近修訂
    2021-08-23 10:36:15
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    1. 1.
      快速入門
    2. 2.
      功能、名詞解釋、權限
    3. 3.
      建立內容
    4. 4.
      整理與查詢內容
    5. 5.
      文件維護、審核
    6. 6.
      實用的小技巧
    7. 7.
      應用 ~ 知識管理