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維護的文件來源主要有 3 種:
  1. 依據維護條件自動帶入
  2. 人工指定需審核的文件
  3. 在維護的資料夾中新建立的文件
 
本文件將著重在維護條件的設定與相關說明。
重點
  1. 1.
    進入設定頁面
    點擊側欄的「維護條件與設定」，就可以進入設定的頁面。
     
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  2. 2.
    文件維護條件
    設定說明如下:
    • 文件有效期間
      設定文件多久需要被維護一次，例如 24 個月。
       
    • 重審過濾條件
      進入維護清單 (待指派) 的條件，讓系統自動篩選出需要維護的文件。例如，有效期限 120 天前，到期前 120 天內的文件就會「自動」出現在維護清單內等待進一步的指派維護。
       
    • 維護完成
      文件維護完成後，預設會由「清單負責人」做最後確認，若切換至「審核通過」，系統就會自動發佈「待發布」中的文件。
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  3. 3.
    維護期限
    設定說明如下:
    • 送審期限
      請於指派時設定。 [指派文件 (清單管理者)]
       
    • 複查期限
      文件被指派維護後，「複查者」需在期限內完成複查，例如 8 天。
       
    • 審查期限
      文件複查後，「審核者」需在期限內完成審查，例如 7 天。
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  4. 4.
    信件提醒規則
    設定用 email 通知維護清單負責人的規則。
    • 尚未指派
      在待指派清單中，有效期限到期前 ## 日通知。
       
    • 文件有效期限
      編輯中且已定稿的文件，在有效期限到期前 ## 日通知。
       
    • 送審期限
      編輯中但尚未定稿的文件，在定稿期限到期前 ## 日通知。
       
    • 複查期限
      在複查期限到期前 ## 日通知複查者。
       
    • 審查期限
      在審查期限到期前 ## 日通知審查者。
    58034a45b39a890edc9b72e1b2a39ca1_thumb.png
  5. 5.
    審核流程通知
    設定不同審查階段，是否通知承辦人 / 複查者 / 審查者。
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    資料夾名稱
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    發表人
    集智學習科技客服
    單位
    集智學習科技官方網站
    建立
    2021-08-23 10:05:20
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    2021-08-23 10:36:15
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        4. 1.3.4
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        7. 1.3.7
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      4. 1.4
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      5. 1.5
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      6. 1.6
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      7. 1.7
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      8. 1.8
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    2. 2.
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      1. 2.1
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      2. 2.2
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      3. 2.3
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      3. 3.3
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      5. 3.5
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      6. 3.6
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      7. 3.7
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      8. 3.8
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      9. 3.9
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      10. 3.10
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      11. 3.11
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      12. 3.12
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      13. 3.13
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      14. 3.14
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    4. 4.
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      1. 4.1
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      2. 4.2
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      3. 4.3
        整理資料夾的 FAQ
      4. 4.4
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      5. 4.5
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    5. 5.
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      1. 5.1
        維護清單簡介 (主要流程)
      2. 5.2
        設定維護清單
        1. 5.2.1
          啟用與設定管理者
        2. 5.2.2
          維護指定的資料夾
        3. 5.2.3
          設定維護條件
        4. 5.2.4
          人工指定維護文件
        5. 5.2.5
          建立新文件
      3. 5.3
        維護與審核流程
        1. 5.3.1
          指派文件（清單管理者）
        2. 5.3.2
          編輯文件（承辦人）
        3. 5.3.3
          複查 (複查者)
        4. 5.3.4
          審核 (審核者)
    6. 6.
      實用的小技巧
      1. 6.1
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      2. 6.2
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      3. 6.3
        圖文編排技巧 ~ 用表格排版
      4. 6.4
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      5. 6.5
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