維護的文件來源主要有 3 種:
- 依據維護條件自動帶入
- 人工指定需審核的文件
- 在維護的資料夾中新建立的文件
本文件將著重在維護條件的設定與相關說明。
重點
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1.進入設定頁面點擊側欄的「維護條件與設定」，就可以進入設定的頁面。
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2.文件維護條件設定說明如下:
- 文件有效期間
設定文件多久需要被維護一次，例如 24 個月。
- 重審過濾條件
進入維護清單 (待指派) 的條件，讓系統自動篩選出需要維護的文件。例如，有效期限 120 天前，到期前 120 天內的文件就會「自動」出現在維護清單內等待進一步的指派維護。
- 維護完成
文件維護完成後，預設會由「清單負責人」做最後確認，若切換至「審核通過」，系統就會自動發佈「待發布」中的文件。
- 文件有效期間
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3.維護期限設定說明如下:
- 送審期限
請於指派時設定。 [指派文件 (清單管理者)]
- 複查期限
文件被指派維護後，「複查者」需在期限內完成複查，例如 8 天。
- 審查期限
文件複查後，「審核者」需在期限內完成審查，例如 7 天。
- 送審期限
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4.信件提醒規則設定用 email 通知維護清單負責人的規則。
- 尚未指派
在待指派清單中，有效期限到期前 ## 日通知。
- 文件有效期限
編輯中且已定稿的文件，在有效期限到期前 ## 日通知。
- 送審期限
編輯中但尚未定稿的文件，在定稿期限到期前 ## 日通知。
- 複查期限
在複查期限到期前 ## 日通知複查者。
- 審查期限
在審查期限到期前 ## 日通知審查者。
- 尚未指派
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5.審核流程通知設定不同審查階段，是否通知承辦人 / 複查者 / 審查者。
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