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人才是公司最重要的根本，因為有經驗，可以解決問題!
知識管理，目的就是希望將這些珍貴的經驗記錄，變成公司具體的資產，減少因為人的變動而產生的困擾。
這些知識 / 經驗，更是教育訓練課程的重要來源，可以順利解決人才培育的多項挑戰。
 
因此，知識管理要做的事情很簡單，就是
  • 知識發生時，要能夠記錄 (操作要很簡單)
  • 變動時，要可以更新 (版本)
  • 需要時，要找得到 (分類、搜尋)
  • 不該看的，要保護 (權限)
 
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挑戰
 
雖然看起來很簡單，但大部分公司在推動時似乎都遇到兩個的問題
  • 知識進不去
    目前除了少數的知識之外，人才的經驗 (做事的步驟、遇到的問題、解決的方法 ...) 通常都無法進入知識庫。解法很簡單，知識發生的時候要可以記錄，以做事的步驟 (SOP) 為例，就可以邊做邊記錄，也不用特別整理以降低門檻，這樣基礎的 SOP 雛形就建立了，下次再做的時候至少就有參考以及逐漸改善。
     
  • 找到的知識，已經不符合現在的需求
    就像製程的良率一樣，是從生產過程中持續改善的結果，知識也是一樣，必須不斷使用與更新。以 SOP 為例，就要照著做，並從做中看到問題與改善。除此之外，預防更是一大重點，定期檢討、盤點，可以避免一般人照著做時不一定會看到問題的現象。
 
 
 
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什麼是知識? 這是推動的第一個門檻!
 
這是知識進不去的主要原因，普遍認為知識管理就是要記錄「有價值」的知識，例如，整理過的文件 (ISO 文件、結案報告、規格)，甚至為了確保價值，還要經過審核 ... 這些都很好，也很重要，適合部分性質的知識，只可惜這類知識佔人才的知識比重很低，通常只有 10% 都不到，但無形中卻大幅增加難度。
 
相反的，工作中隨時發生的重要經驗與資訊不容易被這種模式記錄，因為
  • 瑣碎且隨時發生
  • 發生時的當下，甚至認為不重要而忽略。
瑣碎且隨時發生，代表紀錄方法要夠簡單才有機會紀錄。
重要性的認知呢? 則需要觀念上的改變，這部分我們可以從 google 得到一些啟示。
 
Google 是全世界最重要的知識庫之一! 他的特性就是包羅萬象的「資訊」，而且 99.9999...% 以上的資訊對一般人是沒有任何的意義，但這些平常可能是「垃圾」等級的資訊，當需要時，透過搜尋就可以變成「黃金」，因為知識的價值，不在於記錄時決定而是取決於需要時。
 
 
 
缺乏好的系統，這是第二個門檻!
 
如何記錄瑣碎且隨時發生的知識呢?
工欲善其事，必先利其器，以記錄知識為例，用 word、ppt、寫文章、wiki .... 這些都是很好的選擇，但還需要更簡單! 因為知識管理是大家都需要參與的，唯有簡單才有機會普及，就像 PowerPoint 預設好的範本，可以讓「一般人」做簡報更快速、簡單而且品質更好! 
 
為此，我們針對需求投入大量的資源發展知識管理系統 km+，切中需求且功能強大之外，更承襲自 EverCam 的簡潔，這也是許多企業對 km+ 的印象 ~ 原來紀錄知識這麼簡單! 不用像原來的知識管理系統一個星期還上不去，因為不夠方便所造成心裡門檻，就容易拖延以致於不了了之。
 
 
 
要紀錄什麼? 是第三個門檻，也是突破點。
 
知識的來源相當多元，又多又廣又雜，這時候就要有清楚明確的目標與要達到的結果，有所依循，就可以按部就班集中力量，專注在可以突破的點，這也正是 OKR (目標與關鍵結果) 的重要精神。
 
物有本末，事有終始，知所先後，則近道矣 ~ 這是古人的智慧，事有輕重緩急，以下試著先從幾個高 CP 值且容易執行的知識來源切入說明 (註)。
  • 案例報告
    問題描述、關鍵原因、解決方法、未來如何避免，這些都是重要經驗，因為這是原來的制度與習慣，比較好推動，只要稍做改變，效果將完全不一樣。
  • SOP (做事的步驟，流程式知識管理)
    事情要怎麼處理? 首先 ... 接著 ... 其中要特別注意的是 ... (江湖一點訣)，這些有條有理的做法 (SOP)，就是過去經驗累積後的精華。
  • FAQ 問題與解決方法
    這是超高 CP 值的關鍵知識! 因為這正是解決問題最直接的資訊，更是人才的經驗特性 ~ 遇到問題時可以知道如何處理的能力! 
  • 專案管理
    因為知識只會發生在工作中，透過專案的工作管理，描述工作的內容、處理記錄、討論等 ... 不僅可以幫助工作做的又快又好，又可以不小心將外顯的知識透過工作記錄、討論的方式記錄，透過搜尋就可以找到事情 (知識) 的來龍去脈。
 
註:
上述連結的內容需要帳號才可以閱讀，若您有進一步的興趣，歡迎寫信索取 service@elearning.tw。
 
 
 
制度與落實，是關鍵!
 
有了正確的觀念與好的系統輔助，接著最重要的就是建立可行的制度與落實的決心!! 自古以來，很多事情的推動就是蘿蔔與鞭子，因此適度的納入績效指標，夠簡單且有實質的激勵。只要上軌道，不管快慢，事情就會往前進，逐步邁向目標。
 
明確的目標、可量測的結果與具體可行的方法是制度設計的關鍵，以 OKR 的精神為例，如果要推動 SOP，就可以這樣設計。
  • 目標
    推動 SOP 流程式知識管理
     
  • 關鍵結果
    每個人，每個月，要整理 1 份自己工作內容的流程 (SOP)
 
因為產出 (結果) 很明確 (一個月一份)，
門檻又低 (提供範本，就像寫 log 一樣)，每個人都做得到 (註)
最後只要有專人確實追蹤執行，就容易形成制度。
同樣的，FAQ、案例、專案 ...  也都可以用一樣的方式逐步推動。
 
註: 例如，舉辦教育訓練需要安排場地、講師、報名、會前準備 .... 列出來就好
 
 
 
知識管理再突破
 
即使做到 100 分的知識管理 ~ 任何問題 / 知識都可以找得到，也只能做到「問題發生時，找得到解法」，錯誤還是發生。如果要進一步防範於未然，避免錯誤重蹈覆轍，就要透過「教育訓練」進行有系統的經驗傳承，經由「課程」，引導學習的內容與進度，透過「測驗」，每一個題目都是重要經驗 (容易錯誤、遺漏、不易理解的點 ...)，就可以逐項確認，確保重要知識不會被忽略、誤解!
 
 
 
立即採取行動!
 
改變，需要勇氣，更需要具體的行動!
知識管理的範疇相當廣泛，實在無法在有限的篇幅下一一述說，但關鍵不難，而且許多實務上執行的經驗與技巧，在深耕超過 10 年的過程中，我們不斷的依據需求開發 / 調整系統與策略，目前已經達到一定的成熟度。
 
若貴公司認同以上想法且有意願導入，台灣數位學習科技絕對可以提供全方位的系統以及導入的顧問服務，同時滿足知識管理與教育訓練，奠定公司發展的重要基礎。如果您有相關的需求或想進一步瞭解，歡迎寫信到客服信箱和我們聯絡。
service@powercam.com.tw
 
 
 
補充說明
 
記錄知識，要從「目的」變成「結果」
前人種樹，後人乘涼 ~ 這是傳統知識管理的認知! 要花力氣卻看不到對自己的好處，而且還擔心自己的價值不在 ... 因為不符合人性而缺乏動機甚至產生抗拒!
 
解法其實並不困難，只要對症下藥 ~ 讓知識管理立刻看到好處，例如，明顯地提高工作效率!
怎麼做呢? 就是透過專案 / 工作管理的協助，不僅可以把工作做的又快又好，還在不知不覺中「順便」將知識留下來，因為知識只會在工作時表現，運用小小的技巧，就可以在工作內容的描述、記錄、互動、驗證 ... 的流程中，記錄有價值的知識。
 
有別於一般的知識管理系統，km+ 提供相當務實的專案管理模組，而且已經成功地運作超過 10 年以上。
 
 
論壇 or 知識社群
遇到問題，如果知識庫找不到，要找誰呢?
論壇，提供一個重要管道，幫助我們和專家之間搭一座橋，解決問題。並在解決問題過程中，不斷的累積將有價值的知識。
 
論壇是知識的重要來源，如 yahoo 的知識家、程式開發的 stack overflow 或是 ptt BBS ... 等，透過非制式的方式分享問題與經驗，雖然這些機制很成功，但不一定能直接套用在企業內部，因為和 Internet 的特性還是有差異。
 
我們所開發的知識社群模組，這些年來很成功地應用許多企業，包括電信巨頭，順利解決許多工作上的問題，並成為非常依賴的系統。
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    發表人
    集智學習科技客服
    單位
    集智學習科技官方網站
    建立
    2019-11-08 10:01:45
    最近修訂
    2019-11-08 10:17:10
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      快速入門
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      2. 1.2
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        1. 1.3.1
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        2. 1.3.2
          重點整理 (SOP) ~ 掌握要領
        3. 1.3.3
          討論 + FAQ ~ 深度學習 + 累積知識
        4. 1.3.4
          影片筆記
        5. 1.3.5
          FAQ 整理
        6. 1.3.6
          影音教材庫的應用
        7. 1.3.7
          全文檢索
      4. 1.4
        5 分鐘就上手!
      5. 1.5
        分享至其他系統 (以 moodle 為例) | fms / tms+ ~ 聰明的教育訓練
      6. 1.6
        簡單、聰明的知識管理
      7. 1.7
        建立實驗室的網站
      8. 1.8
        建立實驗流程的步驟
    2. 2.
      功能、名詞解釋、權限
      1. 2.1
        權限說明 (知識庫)
      2. 2.2
        名詞解釋 (知識庫)
      3. 2.3
        km+ 知識庫功能總覽
    3. 3.
      建立內容
      1. 3.1
        編輯技巧 (含上傳檔案)
      2. 3.2
        建立目錄、資料夾
      3. 3.3
        上傳 EverCam / 影片
      4. 3.4
        建立文件
      5. 3.5
        設計重點 (SOP)
      6. 3.6
        插入圖片
      7. 3.7
        整理 FAQ
      8. 3.8
        設計影片問題
      9. 3.9
        連結知識
      10. 3.10
        上傳 word 檔
      11. 3.11
        上傳檔案，例如 jpg, zip, excel 等
      12. 3.12
        嵌入 YouTube 影片
      13. 3.13
        上傳 HTML 網頁
      14. 3.14
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    4. 4.
      整理與查詢內容
      1. 4.1
        檢視模式 (排序文件)
      2. 4.2
        設定資料夾權限
      3. 4.3
        整理資料夾的 FAQ
      4. 4.4
        編排章節
      5. 4.5
        移動媒體 (檔案) 到其他資料夾
    5. 5.
      文件維護、審核
      1. 5.1
        維護清單簡介 (主要流程)
      2. 5.2
        設定維護清單
        1. 5.2.1
          啟用與設定管理者
        2. 5.2.2
          維護指定的資料夾
        3. 5.2.3
          設定維護條件
        4. 5.2.4
          人工指定維護文件
        5. 5.2.5
          建立新文件
      3. 5.3
        維護與審核流程
        1. 5.3.1
          指派文件（清單管理者）
        2. 5.3.2
          編輯文件（承辦人）
        3. 5.3.3
          複查 (複查者)
        4. 5.3.4
          審核 (審核者)
    6. 6.
      實用的小技巧
      1. 6.1
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      2. 6.2
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      3. 6.3
        圖文編排技巧 ~ 用表格排版
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        版面設計的技巧
      5. 6.5
        私密分享
    7. 7.
      應用 ~ 知識管理
      1. 7.1
        知識管理 ~ 需求、挑戰與突破
      2. 7.2
        知識 ~ 進得去 (整理 SOP、FAQ)
      3. 7.3
        知識 ~ 找得到，且符合現況!
      4. 7.4
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    ...

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