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線上學習的專家,值得信賴的夥伴
列印日期 : 2024/03/29
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知識 ~ 找得到,且符合現況!
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瀏覽: 1116,
最近修訂: 2019-11-08
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知識,只要有紀錄,就會越來越多,而且通常會多到不好找 (找不到),即使只是個人電腦中的檔案總管也是如此,何況是整個部門、甚至整個公司 ...
圖: 知識管理的挑戰 ~ 進不去、找不到
因此,即使知識可以順利進入知識庫,還面臨到兩大挑戰:
找不到
找到的資料過時或不完整
以下內容將分享如何透過 xms+ 的功能與策略,解決「找不到」困擾,至於資料過時或不完整的問題,可以參考另一篇文章「
知識 ~ 進得去 (整理 SOP)
」。
重點
1.
職務說明書
這是浩瀚知識的最佳入口,通常可以解決 70% 職務上常用的知識!
因為每個職務 (人) 有專屬的工作內容,職務說明書記錄了工作「要做什麼」,至於「怎麼做」的 SOP / FAQ,就可以建立職務專屬的資料夾,放職務所需的知識,並透過連結進入。
至於怎麼整理呢?
建議用到的時候,就放進去,也就是讓職務負責人有管理的權限,方便持續整理。
Q1. 和其他職務共用的知識文章 (物件),可以怎麼處理?
可以另外建立共用的資料夾,再用「捷徑」的方式加入職務專屬的資料夾 (下圖)。
Q2. 這和自己整理筆記的差異?
關鍵差在「共享」,就可以成為公司的資產,達到共用與傳承的目的。
2.
搜尋
分類,可以幫助建立資料時分門別類,但「事後」卻不容易依此找資料,因為每個人的分類可能不同,甚至自己的分類也會隨著時間而變動。
搜尋,是目前普遍的解法,以下是 xms+ 提供的搜尋機制,包括
全文檢索
包含 pdf、word、ppt、excel 等內文。
不同資訊類型
文件、附件、FAQ、影片索引、 ....
特定資料夾搜尋
讓搜尋範圍可以更聚焦。
3.
收藏的媒體、近期存取等個人化的功能
除了放到職務專屬的資料夾外,xms+ 提供個人化的資訊服務,幫助我們整理好不容易搜尋到的內容,包括:
收藏的媒體
類似書籤,可以將搜尋到得媒體加入,方便後續取用。
稍後觀看
等待確認或最近想看的媒體。
資料夾捷徑
可以整理常用的資料夾。
目錄總覽
傳統的分類,可以幫助我們找到已經熟悉的分類資料,有閱讀權限才會顯示。
近期存取
快速找到最近常使用的媒體或資料夾。
最近上傳
看看最近有沒有新的知識上線,有閱讀權限才會顯示。
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位置
知識庫
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線上操作說明
KM+
km+ 自媒體知識共享平台線上說明
資料夾名稱
km+ 自媒體知識共享平台線上說明
發表人
集智學習科技客服
單位
集智學習科技官方網站
建立
2019-11-08 10:27:36
最近修訂
2019-11-08 10:39:40
1.
快速入門
1.1
km+ 知識管理,10 分鐘快速人門
1.2
km+特色短片
1.3
特色功能
1.3.1
影片索引 ~ 方便跳段閱讀
1.3.2
重點整理 (SOP) ~ 掌握要領
1.3.3
討論 + FAQ ~ 深度學習 + 累積知識
1.3.4
影片筆記
1.3.5
FAQ 整理
1.3.6
影音教材庫的應用
1.3.7
全文檢索
1.4
5 分鐘就上手!
1.5
分享至其他系統 (以 moodle 為例) | fms / tms+ ~ 聰明的教育訓練
1.6
簡單、聰明的知識管理
1.7
建立實驗室的網站
1.8
建立實驗流程的步驟
2.
功能、名詞解釋、權限
2.1
權限說明 (知識庫)
2.2
名詞解釋 (知識庫)
2.3
km+ 知識庫功能總覽
3.
建立內容
3.1
編輯技巧 (含上傳檔案)
3.2
建立目錄、資料夾
3.3
上傳 EverCam / 影片
3.4
建立文件
3.5
設計重點 (SOP)
3.6
插入圖片
3.7
整理 FAQ
3.8
設計影片問題
3.9
連結知識
3.10
上傳 word 檔
3.11
上傳檔案,例如 jpg, zip, excel 等
3.12
嵌入 YouTube 影片
3.13
上傳 HTML 網頁
3.14
連結知識中心
4.
整理與查詢內容
4.1
檢視模式 (排序文件)
4.2
設定資料夾權限
4.3
整理資料夾的 FAQ
4.4
編排章節
4.5
移動媒體 (檔案) 到其他資料夾
5.
文件維護、審核
5.1
維護清單簡介 (主要流程)
5.2
設定維護清單
5.2.1
啟用與設定管理者
5.2.2
維護指定的資料夾
5.2.3
設定維護條件
5.2.4
人工指定維護文件
5.2.5
建立新文件
5.3
維護與審核流程
5.3.1
指派文件(清單管理者)
5.3.2
編輯文件(承辦人)
5.3.3
複查 (複查者)
5.3.4
審核 (審核者)
6.
實用的小技巧
6.1
手機操作技巧
6.2
分享的小技巧
6.3
圖文編排技巧 ~ 用表格排版
6.4
版面設計的技巧
6.5
私密分享
7.
應用 ~ 知識管理
7.1
知識管理 ~ 需求、挑戰與突破
7.2
知識 ~ 進得去 (整理 SOP、FAQ)
7.3
知識 ~ 找得到,且符合現況!
7.4
整理 FAQ,輕鬆搞定!
7.5
教材庫應用 ~ 5 分鐘快速入門