知識,只要有紀錄,就會越來越多,而且通常會多到不好找 (找不到),即使只是個人電腦中的檔案總管也是如此,何況是整個部門、甚至整個公司 ...
 
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圖: 知識管理的挑戰 ~ 進不去、找不到
 
因此,即使知識可以順利進入知識庫,還面臨到兩大挑戰:
  1. 找不到
  2. 找到的資料過時或不完整
 
以下內容將分享如何透過 xms+ 的功能與策略,解決「找不到」困擾,至於資料過時或不完整的問題,可以參考另一篇文章「知識 ~ 進得去 (整理 SOP)」。
重點
  1. 1.
    職務說明書
    這是浩瀚知識的最佳入口,通常可以解決 70% 職務上常用的知識!
     
    因為每個職務 (人) 有專屬的工作內容,職務說明書記錄了工作「要做什麼」,至於「怎麼做」的 SOP / FAQ,就可以建立職務專屬的資料夾,放職務所需的知識,並透過連結進入。
     
    至於怎麼整理呢?
    建議用到的時候,就放進去,也就是讓職務負責人有管理的權限,方便持續整理。
     
    Q1. 和其他職務共用的知識文章 (物件),可以怎麼處理?
    可以另外建立共用的資料夾,再用「捷徑」的方式加入職務專屬的資料夾 (下圖)。
     
    Q2. 這和自己整理筆記的差異?
    關鍵差在「共享」,就可以成為公司的資產,達到共用與傳承的目的。
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  2. 2.
    搜尋
    分類,可以幫助建立資料時分門別類,但「事後」卻不容易依此找資料,因為每個人的分類可能不同,甚至自己的分類也會隨著時間而變動。
     
    搜尋,是目前普遍的解法,以下是 xms+ 提供的搜尋機制,包括
    • 全文檢索
      包含 pdf、word、ppt、excel 等內文。
       
    • 不同資訊類型
      文件、附件、FAQ、影片索引、 ....
       
    • 特定資料夾搜尋
      讓搜尋範圍可以更聚焦。
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  3. 3.
    收藏的媒體、近期存取等個人化的功能
    除了放到職務專屬的資料夾外,xms+ 提供個人化的資訊服務,幫助我們整理好不容易搜尋到的內容,包括:
    • 收藏的媒體
      類似書籤,可以將搜尋到得媒體加入,方便後續取用。
       
    • 稍後觀看
      等待確認或最近想看的媒體。
       
    • 資料夾捷徑
      可以整理常用的資料夾。
       
    • 目錄總覽
      傳統的分類,可以幫助我們找到已經熟悉的分類資料,有閱讀權限才會顯示。
       
    • 近期存取
      快速找到最近常使用的媒體或資料夾。
       
    • 最近上傳
      看看最近有沒有新的知識上線,有閱讀權限才會顯示。
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    位置
    資料夾名稱
    km+ 自媒體知識共享平台線上說明
    發表人
    集智學習科技客服
    單位
    集智學習科技官方網站
    建立
    2019-11-08 10:27:36
    最近修訂
    2019-11-08 10:39:40
    瀏覽
    760
    1. 1.
      快速入門
    2. 2.
      功能、名詞解釋、權限
    3. 3.
      建立內容
    4. 4.
      整理與查詢內容
    5. 5.
      文件維護、審核
    6. 6.
      實用的小技巧
    7. 7.
      應用 ~ 知識管理