為什麼需要開工作?
 
工作該怎麼開?
建議將所有要做的事情,都開工作就對了! 將原本紀錄在筆記本上的,改成開工作記錄,因為可以指派負責人,權責就清楚,因為可以設期限,事情就容易按部就班、不會遺漏,當事情清楚、什麼時候該做什麼事,工作效率自然就提高。
 
開工作? 還是檢核清單?
如果需要「描述內容」,就開工作,
或是先建立工作 (例如「週報 (5/1 ~ 5/7)、籌劃 6/3 台北旅遊展」),將想到的事情先用檢核清單紀錄,然後再「依需求」,將檢核清單分別建立工作,方便記錄進度與追蹤。
 
日報? 還是週報?
其實,「工作 + 紀錄」,就會自動成為很好的工作「日報 / 週報」喔,
但如果需要有明確的定期工作回報,建議以「週報」的形式,因為「日報」要每天都要開一樣的工作,太頻繁的慣性會讓人覺得繁瑣,就不容易執行。
 
案例
以「台北防火防災展」為例:
 
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除了建立檢核清單之外,每一個項目都適合開工作!
例如,建立工作「邀請函電子卡製作」,請美編的同事負責,過程中的討論、修正、紀錄以及最後成果都記錄在工作中,這樣每一件事情就會很清楚,也知道目前的執行狀況。
 
開工作
 
以下是開工作的參考原則
重點
  1. 1.
    想到的事情,都開工作
    如果需要知道做了沒 (追蹤) ? 怎麼做 (品質) ? 就開工作!
    因為很多事情沒記錄就忘了,有開工作,就可以追蹤,也不會遺漏重要的想法。
    例如,印表機報修、買文具、在文件補圖等。
  2. 2.
    將工作拆小一點
    在維持可以獨立完成的特性下,工作小一點,例如 1 天比 2 個月的工作會更好執行與追蹤。
    例如,一個星期要完成的工作,如果可以拆成 5 個小工作,通常效率與心情都會提升! 除了工作變單純、變因少之外,也更容易專注,每天都可以完成工作,就有明顯進度與節奏而獲得成就。
  3. 3.
    工作標題,簡潔扼要
    內容的摘要,越簡潔越好,但意思要清晰,一看就知道要做什麼,方便掌握與規劃工作的執行。
  4. 4.
    將內容條例式描述
    將重點逐條列出,會更清楚、明確。
  5. 5.
    期限,很重要
    系統會依據到期日排序,也就是排出要處理工作的順序,一次做一個,完成後再處理下一個,按部就班,讓每一件事情都到位,避免同時做很多工作但都沒有完成,事情越來越多越來越雜的困擾。
  6. 6.
    檢核清單
    要做的步驟、項目、待確認的事情 ...
    規劃或執行的時候,隨時建立檢核清單,幫助逐項執行、確認。
  7.  
     
    應用小技巧
  8. 7.
    週報
    將每天做的事情,待處理、待確認的事情 ... 等,每天分別用檢核清單或寫在處理記錄。
  9. 8.
    例行性工作
    例如,維護案
    這次完成後,將期限設到下一次要處理的時間
  10. 9.
    需處理一段時間的大型工作
    例如,業務追蹤
    將工作期限,設定到下次要處理的時間,並在標題後面用「括弧 ()」補上要處理的事情 (follow action)
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    位置
    資料夾名稱
    應用|專案管理
    發表人
    jell
    單位
    集智學習科技官方網站
    建立
    2021-10-18 15:49:54
    最近修訂
    2021-10-18 15:54:43
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