週期性的工作 (如值日生交接)
除了可以設定成週期性工作,完成時自動依照週期建立下一個工作外,也可以透過以下流程來執行,讓相關的工作記錄集中,方便後續查詢與追蹤。
  1. 建立工作,設定期限。
  2. 完成後,除了寫處理記錄之外,將期限設定到下一次要完成的日期。
 
SOP 工作 (如實驗步驟)
當要處理的項目比較繁瑣時,就可以透過「檢核清單」,讓工作內容更明確並有所依循,確保每個工作項目都有確實完成。
  1. 在知識中心,建立 SOP 和檢核清單
  2. 執行時,建立工作,並透過「從其他來源複製」的方式建立檢核清單,方便逐項確認與追蹤。
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以下,我們以實驗室的值日生為例子 (輪流負責),說明應用方式與操作步驟。
重點
  1. 1.
    建立 SOP 文件
    在「知識中心」的資料夾中建立一份文件,例如: 實驗室值日生工作內容,並將流程、注意事項等內容,使用「重點」的功能記錄下來。
     
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  2. 2.
    新增檢核清單
    點擊標題旁的「工具」,並點選「新增檢核清單 / 建立新的」,根據文件的重點 (SOP),將對應的內容新增至檢核項目中。
     
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  3. 執行與追蹤
     
     
  4. 3.
    建立工作
    進入「專案中心」,選擇相關的專案,點擊「新增工作」,輸入工作的期限、負責人、標題、內容等相關設定,填寫完畢後,按下「確定」即可。
     
    範例如下:
    • 期限: 2019-01-31
    • 負責人: 王大明
    • 標題: 值日生工作事項
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  5. 4.
    建立檢核清單 ~ 從其他來源複製
    點擊「從其他來源複製」,選擇文件,就可以複製文件內設計的所有檢核清單。
     
    Q. 清單可以直接建立在工作中嗎?
    可以,但寫在文件的好處是,可以透過 SOP 機制更完整記錄,也比較容易整理 (工作通常會很多很雜)。
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  6. 5.
    執行工作 ~ 逐項確認、勾選清單
    透過「檢核清單」,就可以逐項確認與執行,避免遺漏的問題。
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  7. 6.
    新增「待確認」等其他清單
    工作執行的過程,可能會遇到一些問題需要確認或討論,建議做法如下:
    1. 新增新的檢核清單,修改清單名稱,例如「待確認」
    2. 透過工作討論 or LINE 的方式提出問題
    3. 解決後,勾選清單中的項目
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  8.  
    工作交接
    執行完畢後,若要將工作交給下一個負責人時,執行步驟如下:
  9. 7.
    寫交接記錄
    將工作的執行狀況或交接的結果,記錄在工作的「處理記錄」,幫助其他人查看並了解工作狀況。
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  10. 8.
    重設檢核清單
    點擊檢核清單旁「重設全部檢核清單的值」的圖示,就能取消打勾所有的檢核項目,提供給下一位使用者重新勾選檢核清單。
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  11. 9.
    修改工作期限及負責人
    點擊工作標題旁的「編輯」,修改工作期限並將工作指派給下一位負責人。
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    位置
    資料夾名稱
    應用|專案管理
    發表人
    jell
    單位
    集智學習科技官方網站
    建立
    2021-10-18 16:02:24
    最近修訂
    2021-10-18 16:08:13
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